Integrarea serviciilor de facturare, gestiune și livrare în magazinele online, sau cum să simplifici procesul și să câștigi timp

Deci, așa cum spunea Divertis acum mulți, mulți ani, românul are nevoie de concluzii!

Așa că, să intrăm direct în subiect și să începem cu concluzia, cu un enunț cu caracter axiomatic și cuvântul magic…

Deci!

Orice magazin online care vinde constant ajunge, mai devreme sau mai târziu, la aceeasi concluzie: lucrurile trebuie automatizate, procesul simplificat!

În primele luni, poate merge să emiți manual facturi, să verifici stocurile în Excel și să trimiți comenzile la curier pe email, dar pe măsură ce numărul de comenzi crește, aceste sarcini devin un haos zilnic care consumă timp, energie și aduce inevitabil la erori. Si la nervi! Si la stres! Si la…

Integrări

…adică la conectarea inteligentă dintre magazinul tău online și sistemele de lucru din spate: facturare, gestiune, curierat și livrare.

Este diferența dintre un magazin care doar vinde și unul care funcționează automat, coerent și scalabil.

De ce este utilă integrarea?

Integrarea are un scop simplu: să elimine munca repetitivă și greșelile umane.

În loc să mai tastezi datele clientului în trei locuri diferite, sistemul le transferă automat.

În loc să mai verifici manual stocurile, ele se actualizează în timp real între magazin și gestiune.

Factura se generează automat la plasarea comenzii sau in mod explicit cand apesi tu un buton, preia datele din magazin si gata factura salvata deja in softul de facturare.

Nu mai completezi AWB-ul de mână, doar apesi un buton sau se genereaza automat, cum preferi. Doar sa il printezi si sa il lipesti pe cutie. Asta daca nu vine deja curierul cu el tiparit.

Ce vreau sa zic e ca ai solutii de simplificare, nu mai munci degeaba, ca avem solutii!

Sa-ti povestesc putin despre cele două moduri de integrare

Există două modalități prin care aceste conexiuni se pot realiza, cum spune si subtitlul nostru, anume:

1. Integrarea prin module existente (plug-and-play)
   Este varianta rapidă și mai accesibilă, pentru ca furnizorii mari oferă module gata făcute pentru platforme populare, precum WordPress + WooCommerce, de exemplu. Se instalează ușor, se conectează la contul tău de SmartBill, Fan Courier, GLS sau altele, și în câteva minute magazinul tău „vorbește” cu restul sistemelor. Avantajul este ca ai cost mai mic de integrare și timp scurt de implementare.
2. Integrarea prin API, cu programare dedicată
   Asta este soluția buna pentru firmele care au fluxuri interne complexe, implica legarea magazinului printr-un API (Application Programming Interface), magazinul tău comunică direct cu sistemele externe — exact cum îți dorești. Si implica faptul ca legaturile se fac cu programare personalizata, programatori care sa scrie codul.

Uite, sa iti povestim putin despre cele mai frecvente integrări în WordPress / WooCommerce

1. SmartBill, FGO, Oblio – pentru facturare automată la fiecare comandă și actualizarea stocurilor. Apesi butonul si gata factura salvata in SmartBill, sa zicem. E simplu, nu? Alternativa era sa deschizi o factura noua, sa scrii acolo ca pe om il cheama Popes..nu, Popa, sta pe Plopilor numarul…stai sa ma mai uit odata. Si gata greseala, stii?
2. Integrarea cu servicii de curierat – Fan Courier, Sameday, GLS, Nemo Express – fiecare oferă module dedicate sau se pot conecta prin servicii centralizate precum Curie.ro. Aici poate fi o disicutie interesanta in ideea in care nu toti curierii ofera module cu integrare stabila sau cu suficiente functionalitati, de aceea un serviciu tert poate fi o solutie de preferat. Aici sunt 2 capete ale procesului, primul fiind faptul ca in momentul plasarii comenzii, clientul isi completeaza adresa conform nomenclatorului de adrese ale curierului, prin selectia localitatii, strazii, ceea ce duce la eliminarea posibilitatii erorilor. Iar dupa, pentru ca evam adresa completata corect, doar emitem AWB. Smart!
3. Sedona – pentru gestiune și contabilitate, când ai și puncte de vânzare fizice, cand vrei sa tii stocuri in punctul de vanzare, cum spuneam, sa facem lucrurile mai simple
4. Netopia / MobilPay și alte plăți online – pentru a lega fluxul de comenzi de confirmarea plății în timp real. Aici nici nu stiu daca mai e rost sa vorbim despre o integrare, serviciile de plati online sunt atat de prezente in viata noastra astazi, incat au devenit o normalitate in orice domeniu.

Asa ca integrarea, pana la urma, nu este o comoditate, ci o investiție în eficiență. Scade timpul de procesare a comenzilor, scade riscul de eroare, crește transparența și controlul, iar tu câștigi ceea ce contează cel mai mult: timp și claritate.

Un magazin integrat funcționează ca un organism unic, unde fiecare parte comunică cu cealaltă.

Am participat la o prezentare a unui producator german, cu fabrica in Romania, care povestea despre faptul ca in momentul in care se plaseaza o comanda, deja necesarul de materiale, consumul, se inregistreaza ca si comanda la furnizori.

Next level, clar!

Asadar, intr-un ecosistem digital în care clienții așteaptă livrare rapidă și comunicare precisă, integrarea nu mai este un lux, este o condiție de supraviețuire.

Ce cuvinte mari si frumoase, nu? Dar exista totusi o conditie, anume sa incepi de undeva, sa faci in asa fel incat sa faci primii pasi in online, daca nu i-ai facut deja, sa incepi sa ai primele vanzari, pentru ca nici integraea asta nu isi are rostul inainte sa ai vanzari, ca, na, nu ai ce sa optimizezi.

Daca vrei sa mai vorbim despre acest subiect, da-ne un semn, iti mai putem povesti lucruri…